Toda sociedad limitada, tenga actividad o no, debe preparar cada año sus cuentas anuales, aprobarlas en junta y depositarlas en el Registro Mercantil. Es una obligación que muchos administradores de pymes descubren tarde, cuando el Registro les impide inscribir un cambio o llega una sanción.
En esta guía explicamos qué son las cuentas anuales de una sociedad limitada, qué documentos las forman y cuál es el calendario para un ejercicio que cierra el 31 de diciembre.
Qué documentos forman las cuentas anuales
Las cuentas anuales de una sociedad limitada incluyen:
- Balance: lo que la sociedad tiene (activo) y cómo se financia (patrimonio neto y pasivo) al cierre del ejercicio.
- Cuenta de pérdidas y ganancias: ingresos, gastos y resultado del año.
- Estado de cambios en el patrimonio neto.
- Estado de flujos de efectivo, que no es obligatorio cuando se pueden formular cuentas abreviadas.
- Memoria: explica y completa la información de los estados anteriores.
La mayoría de las pymes pueden presentar modelos abreviados porque no superan los límites legales de activo, cifra de negocios y número de trabajadores. Los modelos abreviados simplifican el balance, la memoria y, en su caso, la cuenta de pérdidas y ganancias.
Calendario: formular, aprobar y depositar
Para un ejercicio que cierra el 31 de diciembre, las fechas clave son:
- Hasta el 31 de marzo: el órgano de administración formula las cuentas (tres meses desde el cierre) y, si procede, el informe de gestión.
- Hasta el 30 de abril: legalización telemática de los libros oficiales en el Registro Mercantil (cuatro meses desde el cierre).
- Hasta el 30 de junio: la junta general de socios aprueba las cuentas y decide la aplicación del resultado (seis meses desde el cierre).
- Del 1 al 25 de julio: presentación del Impuesto sobre Sociedades (modelo 200).
- Hasta el 30 de julio: depósito de las cuentas aprobadas en el Registro Mercantil del domicilio social (un mes desde la aprobación).
La junta de aprobación
Las cuentas se aprueban en la junta general ordinaria. Los socios tienen derecho a obtener, de forma inmediata y gratuita, los documentos que se someten a aprobación, y la convocatoria debe mencionarlo. En sociedades con pocos socios es habitual celebrar una junta universal, con todos los socios presentes y de acuerdo en celebrarla.
En la misma junta se decide la aplicación del resultado: reservas, compensación de pérdidas de ejercicios anteriores o reparto de dividendos. Recuerda que, si el capital social es inferior a 3.000 euros, hay que destinar al menos el 20 % del beneficio a reserva legal.
El depósito en el Registro Mercantil
Una vez aprobadas, las cuentas se depositan telemáticamente en el Registro Mercantil del domicilio social —en el caso de las sociedades de Mallorca, el Registro Mercantil de Palma—, acompañadas de la certificación del acuerdo de aprobación firmada por el administrador y, si la sociedad está obligada, del informe de auditoría.
Las cuentas depositadas son públicas: cualquiera puede consultarlas a través del Colegio de Registradores de España. Por eso conviene cuidar su presentación: clientes, bancos y proveedores las miran.
Qué pasa si no se depositan las cuentas
No depositar las cuentas anuales de una sociedad limitada tiene consecuencias serias:
- Cierre registral: el Registro Mercantil no inscribirá casi ningún acto de la sociedad (cambio de administrador, de domicilio, ampliación de capital…) hasta que se depositen las cuentas pendientes.
- Multas del Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas, que en función del tamaño de la sociedad pueden ir de 1.200 a 60.000 euros y ser mayores en sociedades grandes.
- Riesgo para los administradores si la falta de cuentas oculta una situación de desequilibrio patrimonial que obligaba a actuar.
Si tu sociedad lleva uno o varios ejercicios sin depositar, se puede regularizar: preparamos las cuentas pendientes, celebramos las juntas y presentamos los depósitos para levantar el cierre registral.
En nuestra asesoría contable en Palma de Mallorca preparamos la contabilidad, las cuentas anuales, la documentación de la junta y el depósito, coordinados con el Impuesto sobre Sociedades de nuestra asesoría fiscal.
Preguntas frecuentes
¿Tiene que depositar cuentas una sociedad sin actividad?
Sí. Mientras la sociedad exista, debe formular, aprobar y depositar sus cuentas anuales cada año, aunque no haya tenido movimientos.
¿Están obligadas a auditarse las cuentas anuales de una sociedad limitada?
Solo si durante dos ejercicios seguidos supera dos de los tres límites legales de activo, cifra de negocios y plantilla, o en casos especiales como la recepción de determinadas subvenciones o la petición de un socio minoritario.
¿Qué documentos necesita la asesoría para preparar las cuentas?
La contabilidad del ejercicio cerrada y conciliada con los bancos, el inventario de bienes, los contratos de préstamo y leasing, y cualquier hecho relevante posterior al cierre.
¿Te ayudamos? En Picó Assessors llevamos desde el año 2000 la gestión laboral, contable y fiscal de autónomos y pymes de Mallorca. Pide cita en nuestra oficina de la calle Parellades, en el centro de Palma, o escríbenos y lo vemos a distancia.
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