Tota societat limitada, tingui activitat o no, ha de preparar cada any els seus comptes anuals, aprovar-les en junta i dipositar-les al Registre Mercantil. És una obligació que molts administradors de pimes descobreixen tard, quan el Registre els impedeix inscriure un canvi o arriba una sanció.
En aquesta guia expliquem què són els comptes anuals d‟una societat limitada, quins documents els formen i quin és el calendari per a un exercici que tanca el 31 de desembre.
Quins documents formen els comptes anuals
Els comptes anuals d'una societat limitada inclouen:
- Balanç: allò que la societat té (actiu) i com es finança (patrimoni net i passiu) al tancament de l'exercici.
- Compte de pèrdues i guanys: ingressos, despeses i resultat de l'any.
- Estat de canvis en el patrimoni net.
- Estat de fluxos d'efectiu, que no és obligatori quan es poden formular comptes abreujats.
- Memòria: explica i completa la informació dels estats anteriors.
La majoria de les pimes poden presentar models abreujats perquè no superen els límits legals d'actiu, la xifra de negocis i el nombre de treballadors. Els models abreujats simplifiquen el balanç, la memòria i, si escau, el compte de pèrdues i guanys.
Calendari: formular, aprovar i dipositar
Per a un exercici que tanca el 31 de desembre, les dates clau són:
- Fins al 31 de març: l'òrgan d'administració formula els comptes (tres mesos des del tancament) i, si escau, l'informe de gestió.
- Fins al 30 d'abril: legalització telemàtica dels llibres oficials al Registre Mercantil (quatre mesos des del tancament).
- Fins al 30 de juny: la junta general de socis aprova els comptes i decideix laplicació del resultat (sis mesos des del tancament).
- De l'1 al 25 de juliol: presentació de l'impost sobre societats (model 200).
- Fins al 30 de juliol: dipòsit dels comptes aprovats al Registre Mercantil del domicili social (un mes des de l'aprovació).
La junta d'aprovació
Els comptes s'aproven a la junta general ordinària. Els socis tenen dret a obtenir, de manera immediata i gratuïta, els documents que se sotmeten a aprovació, i la convocatòria ho ha d'esmentar. En societats amb pocs socis és habitual celebrar-ne una junta universal, amb tots els socis presents i d'acord en celebrar-la.
A la mateixa junta es decideix l'aplicació del resultat: reserves, compensació de pèrdues d'exercicis anteriors o repartiment de dividends. Recordeu que, si el capital social és inferior a 3.000 euros, cal destinar almenys el 20 % del benefici a reserva legal.
El dipòsit al Registre Mercantil
Un cop aprovats, els comptes es dipositen telemàticament al Registre Mercantil del domicili social -en el cas de les societats de Mallorca, el Registre Mercantil de Palma-, acompanyats de la certificació de l'acord d'aprovació signada per l'administrador i, si la societat està obligada, de l'informe d'auditoria.
Els comptes dipositats són públics: qualsevol pot consultar-los a través del Col·legi de Registradors d'Espanya. Per això convé cuidar-ne la presentació: clients, bancs i proveïdors les miren.
Què passa si no es dipositen els comptes
No dipositar els comptes anuals d‟una societat limitada té conseqüències serioses:
- Tancament registral: el Registre Mercantil no inscriurà gairebé cap acte de la societat (canvi d'administrador, de domicili, ampliació de capital…) fins que es dipositin els comptes pendents.
- Multes de l'Institut de Comptabilitat i Auditoria de Comptes, que en funció de la mida de la societat poden anar de 1.200 a 60.000 euros i ser més grans en societats grans.
- Risc per als administradors si la manca de comptes amaga una situació de desequilibri patrimonial que obligava a actuar.
Si la vostra societat porta un o diversos exercicis sense dipositar, es pot regularitzar: preparem els comptes pendents, celebrem les juntes i presentem els dipòsits per aixecar el tancament registral.
A la nostra assessoria comptable a Palma de Mallorca preparem la comptabilitat, els comptes anuals, la documentació de la junta i el dipòsit, coordinats amb l'impost sobre societats de la nostra assessoria fiscal.
Preguntes freqüents
Ha de dipositar comptes una societat sense activitat?
Sí. Mentre la societat existeixi, ha de formular, aprovar i dipositar els comptes anuals cada any, encara que no hagi tingut moviments.
Els comptes anuals d'una societat limitada estan obligats a auditar-se?
Només si durant dos exercicis seguits supera dos dels tres límits legals d'actiu, xifra de negocis i plantilla, o en casos especials com ara la recepció de determinades subvencions o la petició d'un soci minoritari.
Quins documents necessiteu l'assessoria per preparar els comptes?
La comptabilitat de l'exercici tancada i conciliada amb els bancs, l'inventari de béns, els contractes de préstec i de lísing, i qualsevol fet rellevant posterior al tancament.
T'ajudem? A Picó Assessors portem des de l'any 2000 la gestió laboral, comptable i fiscal d'autònoms i pimes de Mallorca. Demana cita a la nostra oficina del carrer Parellades, al centre de Palma, o escriu-nos i el veiem a distància.
Més guies: autònom o societat limitada? y contracte fix discontinu a Mallorca.